Conciliação de repasses: como achar o dinheiro que não caiu na conta

Todo seller conhece a cena. O painel do marketplace mostra um número, o extrato bancário mostra outro, e no meio existe uma diferença que ninguém consegue explicar. Na maioria das operações essa diferença não é erro de leitura: é dinheiro que realmente não foi repassado.

Conciliar é comparar, pedido a pedido, o que foi vendido com o que foi efetivamente pago. Parece básico, mas é a rotina que mais devolve caixa quando é feita direito.

O que costuma sumir no caminho

As perdas raramente aparecem como uma linha grande e óbvia. Elas se distribuem em ocorrências pequenas que só ficam visíveis quando você soma o mês inteiro:

• Pedido entregue sem repasse. A venda aconteceu, o prazo passou e o crédito nunca entrou.
• Comissão acima do contratado. A categoria do anúncio mudou e a alíquota mudou junto, sem aviso.
• Frete cobrado duas vezes. Um lançamento na venda e outro no acerto do mês.
• Devolução descontada em duplicidade. O estorno entra no extrato e o produto volta ao estoque, mas o desconto permanece.
• Reembolso ao comprador sem o crédito da comissão. O marketplace devolve o valor do produto e mantém a taxa.

Nenhuma dessas linhas quebra uma operação sozinha. Juntas, em catálogos com centenas de SKUs, viram um percentual relevante do faturamento.

Como montar a comparação

O método não depende de ferramenta sofisticada. Depende de ter as duas pontas na mesma granularidade.

1. Exporte os pedidos do período com identificador, data, status, valor bruto e taxas previstas.
2. Exporte o extrato financeiro do mesmo período, com cada lançamento vinculado ao pedido.
3. Cruze pelo identificador do pedido, nunca pelo total do dia. Totais fecham por coincidência.
4. Classifique cada divergência em uma dessas caixas: não repassado, repassado a menor, taxa incorreta, estorno indevido.
5. Some por tipo. É a soma por tipo que mostra onde reclamar primeiro.

O ponto três é onde a maioria das planilhas falha. Quando você compara apenas o total transferido com o total faturado, uma cobrança a mais e um crédito a menos se anulam, e a operação parece saudável.

O prazo importa mais que o valor

Cada marketplace tem uma janela para contestar lançamento. Passada a janela, a diferença deixa de ser cobrável, independentemente de quem estava certo.

Por isso a conciliação precisa ser semanal, não trimestral. Uma rotina semanal detecta o problema com folga de prazo, e o volume de cada ciclo é pequeno o suficiente para ser revisado sem travar o financeiro.

Comece pelos 20 pedidos maiores

Se a operação nunca foi conciliada, não tente resolver o histórico inteiro de uma vez. Pegue o último mês fechado, ordene os pedidos por valor e confira os vinte primeiros na mão.

Duas coisas acontecem. Ou você encontra divergências, e aí já tem um caso concreto para abrir com o marketplace, ou não encontra nada, e aí você validou o processo e pode automatizar com confiança.

A Wekark faz esse cruzamento com integração oficial, apontando pedido a pedido o que ficou para trás e quanto ainda dá tempo de cobrar.